Bab II Landasan Teori

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1.            Konsep Dasar Sistem

Dalam era globalisasi dan semakin meningkatnya perkembangan system teknologi informasi sehingga hamper semua perusahaan sudah dan mungkin diwajibkan menggunakan system tersebut baik yang sifatnya masih manual ataupun yang sudah terkomputerisasi.

2.1.1        Pengertian Sistem

Menurut Davis dalam Sutabri (2012:6) menyatakan bahwa “sistem bisa berupa abstrak atau fisik”. Sistem yang abstrak adalah susunan gagasan-gagasan atau konspesi yang teratur yang saling berhubungan. Sedangkan sistem yang bersifat fisik adalah sarangkaian unsur yang berkerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

            Sedangkan menurut Atmosudirdjo dalam Sutabri (2012:7) menyatakan bahwa “suatu sistem terjadi atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu”.

            Menurut Enger dalam Sutabri (2012:13) menyatakan bahwa “suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan, guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris dan penjadwalan produksi”.

Menurut Jimmy L.Goal (2008:9), sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta menuju satu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabila suatu unit macet atau terganggu, unit lainnya pun akan terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.

System didefinisikan oleh Fredrick H.W.U (2007:56) sebagai berikut:, “Sistem adalah Suatu sistem beroperasi dan berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai sasaran tertentu, suatu sistem menunjukkan tingkah lakunya melalui interaksi diantara komponen-komponen di dalam sistem dan diantara lingkungannya”.

Sistem didefinisikan oleh Hartanto (2007:68) sebagai berikut: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau utnuk menyesuaikan suatu sasaran tertentu”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau sub sistem-sub sistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.2        Karakteristik Sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :

1.                  Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2.                  Batasan Sistem (Boundary)

Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang diluar sistem.

3.                  Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

4.                  Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara suatu sistem dengan subsistem lainnya.

5.                  Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) ataupun masukan signal (signal input).

6.                  Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

7.                  Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8.                  Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sitem tidak ada gunanya. Suatu sisitem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.1.3        Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri (2012:15) menyimpulkan bahwa “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karna sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi didalam sistem tersebut”. Oleh karena itu dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya :

1.                  Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada dan tampak secara fisik.

2.                  Sistem alamiah dan buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

3.                  Sistem tertentu dan sistem tak tentu

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4.                  Sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh lingkungan luarnya.Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

2.1.4        Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block). Sebagai suatu sistem, blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1.                  Blok masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data berupa dokumen dasar.

2.                  Blok model (model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara  tertentu untuk  menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.                  Blok keluaran (output block)

Merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4.                  Blok teknologi (technology block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5.                  Blok basis data (database block)

Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6.                  Blok kendali (control block)

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.1.5        Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (management information system) atau sering dikenal dengan singkatan (mis) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen sim (sistem informasi manajemen) didefinisikan oleh. Jogiyanto (2008:14)

Menurut Frederick H. WU “sistem informasi manajemen adalah kumpula dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung.

2.1.6         Analisa Sistem Informasi

Analisa Sistem informasi adalah suatu kegiatan yang di mulai dari proses awal didalam mempelajari suatu bentuk masalah yang di dukung oleh perangkat-perangkat unsur yang berfungsi sebagai informasi bagi pihak yang membutuhkan.

Sistem di dalam suatu organisasi, mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.2         Peralatan2 Pendukung (Tool System)

Peralatan pendukung (Tool System) merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem. Adapun Tool system yang digunakan penulis untuk merancang model system adalah :

2.2.1        Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagran (DFD)

1.                  Pengertian DAD

Menurut kendall & kendall (2010:263) “Diagram Aliran Data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran dari model sistem”.

2.               Simbol Diagram Alir Data (DAD)

Menurut kendall & kendall (2010:265) simbol-simbol yang digunakan dalam menggambarkan dalam Diagram Alir Data (DAD) Adalah:

Simbol Diagram Alir Data (DAD)

a.       Kesatuan luar (Eksternal Entity)

Kesatuan Luar (Eksternal Entitiy) atau Batas Sistem (Boundary) merupakan entity dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

b.      Proses (Proccess)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari proses.

c.       Simpanan Data (Data Store)

Simpanan dari data dapat berupa suatu file atau database di sistem komputer, catatan manual, kotak tempat data dimeja seseorang, tabel acuan manual dan agenda atau buku.

d.      Arus Data (Data Flow)

Arus Data menunjukan arus data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data dapat berbentuk formulir atau dokumen yang digunakan, laporan tercetak, tampilan layer komputer, masukan untuk komputer, komunikasi ucapan, surat-surat atau memo, data yang dibaca dan direkamkan kesuatu file, suatu isian yang dicatat pada buku agenda, transmisi data dari suatu komputer yang lain.

3.                  Beberapa langkah di dalam membuat DFD dibagi menjadi tiga, yaitu:

a.        Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber atau tujuan data yang akan diproses atau untuk mengambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

b.        Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.

c.         Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.

4.                  Aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan DFD adalah:

Menurut kendall & kendall (2010:272) di dalam pembuatan DAD terdapat aturan ketentuan yang berlaku adapun aturan dalam pembuatan diagram dalam arus data adalah:

a.       Tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.

b.      Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store lainnya secara langsung.

c.       Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

d.      Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.

e.       Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda

2.2.2        Kamus Data

1.                  Pengertian Kamus Data

Menurut Kristanto (2008:72), mendefinisikan kamus data adalah “Kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau
file di dalam sistem”. Bisa dikatakan bahwa kamus data merupakan tempat penyimpanan semua struktur dan elemen data yang ada pada sistem. Juga sebagai katalog untuk mengetahui detail data seperti sumber dan tujuan data, deskripsi, bentuk dan struktur dari data. Kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir pada sistem.

2.                  Parameter Kamus Data

Menurut Kristanto (2008:74), Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Adapun isi kamus data adalah:

Kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

a.      Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Fungsinya untuk memudahkan mencari arus data di dalam Data Flow Diagram (DFD).

b.      Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data Flow Diagram (DFD),maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data.

c.       Tipe Data

Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer.Dengan demikan bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir. Dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor, variabel, parameter dan field-field.Bentuk data tersebut disebut tipe data.

d.      Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

e.      Alias

Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

f.        Volume

Volume yang dicatat berupa volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu.Sedangkan volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.

g.      Periode

Periode menunjukan kapan terjadinya arus data. Fungsinya untuk mendefinisikan kapan output data harus dimasukan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan dihasilkan.

h.       Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus data.

3.                  Notasi Kamus Data

Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi.

Notasi yang digunakan dibagi dua macam yaitu :

a.    Notasi Tipe Data

Notasi ini dibuat untuk membuat spesifikasi format input maupun output dari suatu  data.Notasi yang digunakan antara lain :

Tabel II.1.

Notasi Tipe Data

NOTASI	ARTI
X	Setiap karakter
9	Angka numeric
A	Karakter alphabet
Z	Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
.	Sebagai pemisah ribuan
,	Sebagai pemisah pecahan
-	Sebagai tanda penghubung
/	Sebagai tanda pembagi

         Sumber: Kendall & Kendall (2010:344)

b.    Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.Notasi yang umum digunakan antara lain:

Tabel II.2.

Notasi Struktur Data

NOTASI	ARTI
=	Terdiri dari
+	And (dan)
()	Pilihan (boleh Ya atau Tidak)
{}	Iterasi (pengulangan proses)
[]	Pilih salah satu pilihan
|	Pemisah pilihan didalam tanda []
*	Keterangan atau catatan
@	Petunjuk (key field)

    Sumber: Kendall & Kendall (2010:338)